- Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại được kê khai đầy đủ và được công chứng ở nước xuất khẩu. Theo quy định được ban hành ngày 18 tháng 5 năm 1996, cơ quan hải quan Ả-rập Xê-út yêu cầu các hóa đơn thương mại do nhà xuất khẩu phát hành phải bao gồm bản mô tả chính xác hàng hóa xuất khẩu sang Ả-rập Xê-út, cụ thể:

+ Đối với thiết bị: số mẫu, thương hiệu, tên đầy đủ của nhà sản xuất, v.v...

+ Đối với các hàng hóa khác: mô tả chất liệu, tên đầy đủ nhà sản xuất, thương hiệu, v.v...

- Chứng nhận xuất xứ:

Yêu cầu phải có 3 bản, với các chữ ký tươi. Chứng nhận xuất xứ phải được nhà sản xuất (hoặc công ty xuất khẩu) phát hành, phải có tên tàu (máy bay) và ngày vận chuyển, tên, quốc tịch, và địa chỉ đầy đủ của nhà sản xuất của tất cả các hạng mục hàng hóa vận chuyển sang Ả-rập Xê-út. Ngoài ra, xuất xứ của mỗi hạng mục và linh kiện phải được chỉ rõ. Ngoài ra, bản kê khai có chữ ký cho thấy các chứng từ này là đúng và chính xác với nội dung khai. Nếu hàng hóa không độc quyền đối với sản phẩm của nước xuất khẩu phải có “Công bố chứng nhận xuất xứ” đính kèm giấy chứng nhận xuất xứ. Ngoài ra, chứng nhận xuất xứ phải có tên và địa chỉ nhà nhập khẩu Ả-rập Xê-út, mô tả hàng hóa và địa chỉ của công ty vận chuyển.

- Bản kê mô tả hàng hóa:

Tên tàu và ngày nhổ neo; tên, địa chỉ và quốc tịch của nhà sản xuất hàng hóa, danh mục các thành phần và nguồn gốc của mỗi kiện hàng hóa; tên và địa chỉ của nhà xuất nhập khẩu; bản kê khai đã có chữ ký cho thấy thông tin là có thật và chính xác; nếu có bất kỳ các thành phần nước ngoài nào, cần phải nộp mẫu “Kê khai kèm theo Giấy chứng nhận xuất xứ”.

- Vận đơn đường biển (vận đơn hàng không)

Vận đơn phải nhất quán với hóa đơn thương mại và cho thấy mô tả, giá trị, trọng lượng tịnh và gộp của hàng hóa vận chuyển, giá trị và biện pháp, mã hiệu, số kiện hàng, tên và địa chỉ người nhận hàng (nhà nhập khẩu Ả-rập Xê-út) và người gửi hàng, tên và địa chỉ của công ty vận chuyển và/hoặc đại lý vận chuyển, tên tàu và ngày vận chuyển, cảng bốc hàng và dỡ hàng. Mã hiệu và số thứ tự phải nhất quán với nội dung ghi trên hóa đơn và công-ten-nơ.

- Chứng nhận tàu biển

Chứng nhận này (kèm với vận đơn đường biển và vận đơn hàng không) phải được phát hành bởi công ty tàu biển (hoặc hàng không) với tối thiểu 1 bản gốc và phải được công chứng và gồm các thông tin về tàu biển (hoặc máy bay), được gọi tên dưới hình thức Vận đơn hoặc chứng nhận của công ty hàng không gồm: tên tàu (máy bay), và tên trước đó (nếu có); quốc tịch tàu (máy bay); chủ tàu (máy bay); tên cảng (sân bay) mà tàu (máy bay) sẽ có hành trình vào Ả-rập Xê-út gồm cảng (sân bay) của cảng (sân bay) bốc và dỡ hàng.

Ngoài ra, chứng nhận của công ty tàu (hàng không) phải chỉ rõ tàu (máy bay) không yêu cầu các cảng (sân bay) khác và những nội dung được đề cập trên đó cho thấy các thông tin cung cấp trong giấy chứng nhận là đúng và chính xác. Tờ khai tiêu chuẩn “Công bố vận đơn kèm theo” (hoặc vận đơn hàng không) có thể xin tại Lãnh sự quán Ả-rập Xê-út.

- Hợp đồng bảo hiểm

Hợp đồng này (được cấp bởi công ty bảo hiểm và có tối thiểu 01 bản gốc) gồm mức bảo hiểm thực tế, mô tả và giá trị của lô hàng được bảo hiểm, tên tàu, cảng bốc và dỡ hàng, tên và địa chỉ người hưởng lợi. Khi nhà xuất khẩu cung cấp bảo hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm phải được kèm theo các chứng từ vận tải. Giấy chứng nhận này (do công ty bảo hiểm phát hành tối thiểu 1 bản gốc) phải bao gồm các nội dung: Số lượng bảo hiểm thực tế; bản mô tả và giá trị hàng hóa đã được bảo hiểm; tên tàu; cảng bốc hàng; cảng dỡ hàng của Ả-rập Xê-út; tên và địa chỉ của người hưởng lợi.

- Phiếu đóng gói:

Cần có đối với mọi hàng hóa vận chuyển, gồm nhiều hơn 1 đơn vị vận chuyển khi nội dung của mỗi kiện hàng chưa được xác định rõ ràng với trọng lượng gộp và trọng lượng tịnh tương ứng theo đơn vị mét, nhãn hiệu và số trên hóa đơn thương mại. Bao gồm ít nhất 3 bản sao như chứng từ vận chuyển đưa cho người nhận hàng. Tất cả các thông tin phải nhất quán với các nội dung trên hóa đơn thương mại: Trọng lượng tịnh; trọng lượng gộp; giá trị xuất khẩu; số lượng kiện hàng; số công-ten-nơ; số niêm phong; tên và địa chỉ của người gửi hàng và người nhận hàng; số hiệu thư tín dụng (nếu có).

Ngoài ra, tùy từng trường hợp có những chứng từ được yêu cầu bổ sung thêm, phụ thuộc vào loại hàng hóa vận chuyển, yêu cầu từ phía nhà nhập khẩu Ả-rập Xê-út hoặc thư tín dụng (L/C) hoặc theo hợp đồng. Mặc dù vậy nhà xuất khẩu chịu trách nhiệm xác nhận chứng nhận xuất xứ, hóa đơn thương mại và bất kỳ chứng từ đặc biệt nào.

Thông thường, một số giấy tờ (giấy chứng nhận xuất xứ, hóa đơn thương mại...) trong bộ chứng từ đối với hàng hóa được nhập khẩu vào thị trường Ả-rập Xê-út phải được người xuất khẩu tuân thủ theo trình tự thủ tục như sau: (1) Công chứng tại Phòng công chứng hoặc xác nhận bởi Phòng Thương mại và Công nghiệp của nước xuất khẩu; (2) Xác nhận bởi Hội đồng doanh nghiệp Ả-rập Xê-út và nước xuất khẩu; (3) Hợp pháp hóa lãnh sự bởi Đại sứ quán Ả-rập Xê-út hoặc Lãnh sự quán Ả-rập Xê-út tại nước xuất khẩu (trong trường hợp không có Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của Ả-rập Xê-út tại nước xuất khẩu, có thể xác nhận bởi Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của một nước Ả-rập hồi giáo tại nước xuất khẩu).

Bộ chứng từ gốc phải đính kèm theo bản dịch sang tiếng Ả-rập, nếu cần. Những sản phẩm nhất định, như đồ cổ, vật nuôi, hoặc sản phẩm phụ trợ, cần có giấy phép xuất khẩu đặc biệt. Ví dụ: chất phụ gia thức ăn cần Giấy chứng nhận phân tích được chứng nhận bởi Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Ả-rập Xê-út.