Theo đó, việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan phải được thực hiện theo nguyên tắc tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng ký và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, dù trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải có trách nhiệm kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu có phát hiện sai sót cần phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm, trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 07 tháng 01 năm 2013 và bãi bỏ đối với Công văn số 261/NV ngày 12 tháng 10 năm 1977 và Công văn số 425/VTLTNN-NVTW.

Chi tiết văn bản xem tại đây.