Khi nói đến “lãng phí”, chúng ta thường liên tưởng đến thời gian, tiền bạc hay nguyên vật liệu. Thực tế thì lãng phí có thể ở phạm vi rộng hơn rất nhiều, ví dụ sản phẩm kém chất lượng, các hoạt động thừa hay không tạo ra giá trị gia tăng…

Các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm đều được coi là lãng phí. Có thể nhận diện 8 nhóm lãng phí chính trong cải tiến năng suất theo mô hình năng suất tổng thể như sau:

1. Lãng phí thời gian do chờ đợi hay trì hoãn

Khi một công nhân hay một thiết bị không thể tiến hành công việc của mình do phải chờ một hoạt động khác kết thúc (của quá trình trước đó chẳng hạn) hoặc phải chờ nguyên vật liệu chuyển đến thì thời gian chờ đợi đó là lãng phí.

Một vài ví dụ sau cho thấy các lãng phí này xảy ra khá thường xuyên trong hoạt động của doanh nghiệp:

+ Một công nhân đứng máy sau khi đưa một vật liệu vào máy, anh ta đứng chờ trong thời gian máy hoạt động. Khi máy xử lý xong vật liệu đó, anh ta tiếp tục đưa vật liệu khác vào và lại chờ. Khoảng thời gian chờ đợi chính là lãng phí.

+ Một thiết bị đang hoạt động thì vòng bi bị hỏng, thiết bị này phải ngừng hoạt động cho tới khi vòng bi khác được thay thế. Thời gian chờ đợi việc thay thế này cũng là lãng phí của doanh nghiệp.

+ Một thiết bị cũng có thể phải chờ đợi việc do người vận hành phải điều chỉnh trước mỗi chu kỳ làm việc. Đây cũng là một loại lãng phí do thiết bị phải chờ đợi.

Các hiện tượng này có thể do nhiều nguyên nhân: kế hoạch chưa tốt, tổ chức công việc chưa hợp lý, thiếu sự kiểm soát cần thiết… Tất cả các loại lãng phí trên đều là nguyên nhân giảm năng suất hoạt động của doanh nghiệp.

2. Lãng phí do sản xuất lỗi

Sản phẩm lỗi không chỉ dẫn đến các chi phí trực tiếp cho doanh nghiệp mà còn kéo theo cả các chi phí gián tiếp. Một sản phẩm lỗi có thể có ba giải pháp: Thuyết phục khách hàng chấp nhận với giá rẻ hơn; Sửa chữa hay làm lại; Loại bỏ.

Rõ ràng, sửa chữa, làm lại hay loại bỏ đều dẫn đến tăng các chi phí trực tiếp của doanh nghiệp. Các chi phí này sẽ được tính vào chi phí đầu vào và kết quả là năng suất giảm do đầu vào tăng lên trong khi đầu ra không đổi. Đối với giải pháp thứ nhất, sản xuất lỗi có thể tạo ra chi phí gián tiếp trầm trọng hơn. Đó là uy tín sản phẩm của doanh nghiệp sẽ mất đi trong suy nghĩ của khách hàng. Có thể nói đây là mất mát lớn nhất đối với bất kỳ tổ chức nào vì tạo ra được một hình ảnh về sản phẩm là rất khó nhưng để mất nó chỉ trong giây lát. Ngoài ra, sản xuất lỗi có thể dẫn đến các chi phí gián tiếp khác như chi phí cơ hội (không đáp ứng yêu cầu về thời hạn giao hàng) hay chi phí lưu kho…

3. Lãng phí về vận chuyển hay di chuyển

Đây có thể là nguyên nhân của việc sắp xếp nơi làm việc không hợp lý. Ví dụ, một nhân viên khi kết thúc công đoạn của mình phải chuyển sản phẩm đến một nhân viên khác để hoàn thành công đoạn tiếp theo ở một nơi không gần chỗ anh ta làm việc. Nếu một ngày anh ta phải di chuyển hàng chục lần như vậy, thì thời gian di chuyển đó không tạo ra giá trị gia tăng đồng thời lại tăng sự vất vả cho người lao động.

Bản thân việc di chuyển một sản phẩm từ nơi này đến nơi khác không tạo ra bất kỳ giá trị nào cho chính sản phẩm đó. Chẳng hạn, việc di chuyển một vật liệu từ nhà kho chính đến nơi tập kết trước khi đưa vào dây chuyền chế biến và rồi đưa vào phân xưởng sản xuất, vật liệu đó không hề thay đổi về mặt giá trị. Trong khi đó, doanh nghiệp vẫn phải chịu các chi phí vận chuyển.

Rõ ràng, các chuyển động thừa có ảnh hưởng tới năng suất và cần phải được giảm thiểu. Có một số phương pháp để khắc phục loại lãng phí này là tổ chức lại nơi làm việc, áp dụng phương pháp xử lý nguyên vật liệu tốt hơn, áp dụng 5S và tự động hoá dây chuyền sản xuất…

4. Lãng phí do tồn kho hay bán thành phẩm dở dang trong quá trình

Nếu một doanh nghiệp mà nhà kho luôn chứa đầy nguyên vật liệu, bán thành phẩm hay thành phẩm thì doanh nghiệp đó đang lãng phí một khoản tiền lớn. Lưu kho quá nhiều tức là doanh nghiệp đang bị đọng vốn mà lẽ ra lượng vốn đó có thể được dùng cho những mục đích quan trọng khác. Mặt khác, lưu kho nhiều còn dẫn đến các chi phí khác như thuê mặt bằng nhà kho, chi phí bảo quản hoặc các chi phí do hỏng hóc…

Việc lưu kho nhiều có thể do nhiều nguyên nhân: kế hoạch sản xuất hay nhập nguyên vật liệu không hợp lý, dự đoán nhu cầu thị trường sai… Do vậy, việc tính toán chính xác lượng hàng cần thiết lưu kho có ý nghĩa quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Nhiều doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống sản xuất vừa đúng lúc (Just-In-Time) để tránh các lãng phí tồn kho.

5. Sản xuất thừa

Sản xuất thừa có hai dạng, sản xuất sớm hơn yêu cầu hoặc sản xuất nhiều hơn yêu cầu. Sản xuất thừa dẫn đến các nguy cơ về sản phẩm tồn kho, sản phẩm lỗi thời, suy giảm chất lượng hoặc không có khách hàng, dẫn đến phải hủy bỏ. Đây là loại lãng phí rất lớn. Hoặc nếu như sản phẩm có thể bán được thì cũng đã gây lãng phí do việc tồn kho. Sản xuất thừa được coi là loại lãng phí nghiêm trọng nhất trong các loại lãng phí trong sản xuất.

Nguyên nhân của sản xuất thừa có thể do: dự báo sai nhu cầu của thị trường, sản xuất dự phòng quá nhiều do không đảm bảo về mặt chất lượng…

Các lãng phí do sản xuất thừa không chỉ gắn liền với hoạt động sản xuất mà còn xảy ra trong các văn phòng. Chúng được thể hiện dưới hình thức các lãng phí quá nhiều biểu mẫu, giấy, sách hay tài liệu…

6. Lãng phí gia công thừa

Đây có thể coi là loại lãng phí khó nhìn thấy rõ và phần lớn là ẩn trong các hoạt động thường ngày của mỗi người. Chẳng hạn, với cùng một công việc mỗi người lại có cách giải quyết khác nhau và thời gian hoàn thành công việc khác nhau. Cuối cùng mọi người đều đạt đến kết quả, nhưng có người phải dùng nhiều thời gian và các nguồn lực khác hơn để hoàn thành công việc. Đó chính là lãng phí.

Để xác định những loại lãng phí đó, trong công việc, người quản lý cũng như người trực tiếp thực hiện công việc cần suy nghĩ để ứng dụng những cách làm việc tốt hơn. Nói cách khác, cần phải luôn đổi mới phương pháp để làm việc hiệu suất hơn.

7. Lãng phí do các cử động thừa

Khi một người công nhân lấy một chi tiết sản phẩm lên, đặt xuống hay tìm kiếm thì chỉ tạo ra các cử động mà không làm tăng thêm bất kỳ giá trị nào cho sản phẩm.

Nếu chúng ta có thể giảm đi các cử động một cách tối đa mà vẫn có thể hoàn thành được công việc thì tức là đã giảm được các lãng phí đồng thời tăng năng suất.

Việc này đòi hỏi phải có những nghiên cứu về công việc và cử động để sắp đặt công việc, chi tiết, dụng cụ lao động một cách hợp lý giảm thiểu được các cử động của công nhân mà không làm gia tăng giá trị.

8. Lãng phí tài năng

Là lãng phí không sử dụng hết trí óc, các kỹ năng sáng tạo và kinh nghiệm của người lao động. Lãng phí tài năng dẫn đến: nhân viên vắng mặt cao, chất lượng sản phẩm kém, tốc độ thay thế công nhân cao, nhân viên kém thỏa mãn với công việc.

Biểu hiện của lãng phí tài năng có thể nhận thấy: Không có sự học hỏi lẫn nhau; không chia sẻ kinh nghiệm và phương pháp; không có ý tưởng sáng tạo; không có sự hợp tác; thiếu sự tham gia vào các nhóm; không biết các kỹ năng của những người khác như thế nào và không sử dụng.

Nguyên nhân của lãng phí tài năng có thể là: việc đào tạo không phù hợp với công việc; hệ thống trao đổi thông tin nội bộ kém hiệu quả; thiếu mục tiêu định hướng dẫn tới không thu hút được người lao động; tư tưởng ngại khó; các ý tưởng sáng tạo không được đánh giá và phản hồi; trong tổ chức thiếu sự tin cậy và trao quyền.

Để giảm thiểu lãng phí tài năng, doanh nghiệp cần chú ý tới các giải pháp khuyến khích người lao động và xây dựng văn hóa cải tiến, chia sẻ trong doanh nghiệp.

Các lãng phí kể trên là các lãng phí điển hình trong một doanh nghiệp. Doanh nghiệp không thể gọi là có năng suất lao động, nếu trong quá trình cung cấp dịch vụ còn có nhiều các lãng phí.

Các nguồn gây ra lãng phí có thể từ thiết kế kém hiệu quả, công nghệ không thích hợp, lựa chọn sai nguyên vật liệu, làm việc vô ý, các chính sách quản lý kém và thiếu nhận thức về sự lãng phí.

Giảm thiểu sự phát sinh lãng phí ngay tại nguồn là cách tiếp cận mang tính phòng ngừa hiệu quả nhất. Các giải pháp phòng ngừa có thể là: sử dụng công cụ thống kê trong kiểm soát chất lượng để ngăn ngừa tạo ra khuyết tật sản phẩm; ứng dụng công nghệ sạch giảm thiểu ô nhiễm; chia sẻ thông tin với người lao động để khuyến khích họ trong việc giảm lãng phí; phát triển các sản phẩm đáp ứng các yêu cầu của thị trường và ứng dụng hệ thống giảm cỡ lô sản phẩm tiến tới sản xuất dòng một sản phẩm.

Các nguồn lực cần chuyển từ hoạt động có chi phí cao sang các hoạt động tạo giá trị gia tăng cao.